Crear un evento híbrido abre nuevas oportunidades en lagestión de eventos. Y admitámoslo… elegir este formato tiene una serie de ventajas: llega a un mayor número de participantes a un coste más razonable, y puede mantenerse en el tiempo gracias a su botón de «Repetición». Descubre ahora cómo organizar un evento híbrido.
Determina el objetivo del acto
Como en cualquier evento, el primer paso es definir tus objetivos para enmarcar el proyecto adecuadamente:
-¿Cuál es el objetivo del acto?
-¿A qué público va dirigido?
-¿Cuál es el presupuesto previsto?
-¿Qué mensaje quieres transmitir?
-¿Cuál será el formato más adecuado?
-¿Quién estará físicamente presente y quién estará conectado?
-¿Qué se llevarán los participantes del acto?
Esta información se utilizará después para encontrar una pauta para organizar el acto híbrido.
Encontrar el concepto adecuado
El tiempo medio que un adulto pasa concentrado delante de una pantalla es de 12 minutos. Ése es el reto deun evento híbrido: hacer que la gente quiera seguir conectada hasta el final. Los internautas que se conectan esperan un concepto fuerte y atractivo: ritmo, interacción, ponentes y un presentador que marque el camino. Para conseguirlo, tienes que encontrar el equilibrio adecuado para satisfacer a todos los participantes. Una vez establecido el concepto, el siguiente paso es proponer contenidos originales e inspiradores que despierten el interés de todos.
Elegir la plataforma de alojamiento adecuada para tu evento
En un evento híbrido, el público online y el público físico participan juntos en la misma experiencia al mismo tiempo. Hoy en día, existen muchas plataformas de difusión. No hay por qué apresurarse, ya que éstas pueden mejorar o estropear el evento. La elección dependerá de las características y funcionalidades que ofrezcan.
El diseño
Por encima de todo, la interfaz debe ser capaz de presentar un mundo digital de gráficos y sonido que refleje la imagen del evento. Debe proporcionar una experiencia fluida y atractiva. Los participantes permanecerán más tiempo si la navegación y la interacción son fáciles de usar. Es importante que sea responsive, para que todos los usuarios puedan conectarse utilizando su ordenador, tableta o smartphone.
Gestión
Algunas plataformas ofrecen la gestión de todo el evento, pero no todas. En otras palabras, además del alojamiento, ofrecen un sitio de escaparate, una agenda, gestión de inscripciones, pagos, gestión de ponentes, encuestas de satisfacción y repeticiones. Esta opción es una verdadera ventaja paraorganizar un evento híbrido antes y después del gran día.
Interacción
Por último, lo más importante es fijarse en lo que ofrece la plataforma en términos de interactividad con la audiencia. Necesitas crear un contacto cercano, un intercambio real para captar la atención de la audiencia. Están los básicos, como el chat, las votaciones y los concursos. Otras interfaces intentan ofrecer funciones más originales, más avanzadas, como el emparejamiento, las pizarras, etc.
Organizar el acto híbrido en un lugar adecuado
La elección del lugar de celebración es crucial a la hora deorganizar un evento híbrido.
Además de ser cómodo y atractivo para los asistentes, debe poder retransmitir en directo a los invitados virtuales.
Hay dos soluciones posibles: – alquilar una sala y contratar el equipo audiovisual para instalarlo el día – alquilar un espacio con el equipo audiovisual ya integrado en su interior.
La segunda opción garantiza que no haya sorpresas desagradables (problemas con la disposición de los equipos, equipos no adecuados al lugar, etc.).
En Le Connecteur, disponemos de varias salas diseñadas para albergar este tipo de eventos. Cada espacio único puede acoger a un grupo pequeño o grande.
El Auditorio
Ideal para eventos a gran escala! El Auditorio estáequipado con equipos audiovisuales de alta gama para ofrecer lo mejor en retransmisión de eventos.
¡Los conceptos más descabellados pueden hacerse realidad en el Auditorio!
El Muro
Al igual que el Auditorio, La Muralla es perfecta para un acto híbrido. Esta sala de reuniones VIP de 24 plazas dispone de todo el equipo audiovisual necesario para realizar videoconferencias de máxima calidad.
El Anfiteatro
Equipado para eventos híbridos, el Anfiteatro es a la vez interactivo e íntimo. El lugar ideal para tus ruedas de prensa, mesas redondas, presentaciones animadas…
Un gestor audiovisual disponible
En Le Connecteur, Romain Berdoulay, Responsable Audiovisual, se asegura de que las herramientas técnicas funcionen correctamente, y asesora y acompaña a los clientes hasta el día D. Una verdadera ventaja para el éxito de un evento.
Sin olvidar la parte posterior al evento
La parte posterior al evento es tan importante como el propio día. La ventaja de un evento híbrido es que perdura en el tiempo. Los que no puedan asistir podrán hacerlo tarde o temprano.
Repetición y nuevos contenidos
En función de los objetivos del evento, es una buena idea crear contenidos basados en las interacciones virtuales y físicas que tengan lugar ese día. Como el evento se graba, el contenido será aún más real. Las discusiones espontáneas ofrecen momentos que a veces pueden hacerse virales.
Estadísticas
Algunas plataformas ofrecen cuestionarios de satisfacción y acceso a estadísticas de audiencia.
Se trata de una opción interesante para proyectos de eventos posteriores.
Proporciona información que puede utilizarse para mejorar futuros eventos híbridos.
¿Te interesa una de nuestras habitaciones? Envíanos un correo electrónico a [email protected]