Organizar un seminario de empresa puede ser un verdadero quebradero de cabeza. Este tipo deevento profesional combina varias dimensiones: estratégica, obviamente, de marketing y humana. Es una oportunidad para reunir a todo tu personal en un marco fuera de lo común. También es un buen momento para hacer balance de tus actividades, presentar una nueva hoja de ruta y felicitar al equipo. ¿Tienes bien claros los parámetros a tener en cuenta antes, durante y después de tu seminario? Aquí compartimos contigo las claves paraorganizar un evento corporativo unificador e inspirador.
Organizar un seminario de empresa: poner todas las bazas de tu lado
El éxito de un seminario de empresa depende de la logística, los recursos y las técnicas utilizadas. He aquí los criterios que hay que tener absolutamente en cuenta antes del acto.
Requisitos previos
La primera condición para el éxito de un acto corporativo de este tipo es la asistencia. Puede que sea obligatorio que tus empleados asistan, pero eso no significa que estén dispuestos a participar. Por tanto, la elección de la fecha, el lugar y la hora tendrá un impacto importante. Asegúrate de elegir una hora que no interfiera en la vida privada de tus empleados, y elige un lugar céntrico y de fácil acceso.
La selección del lugar de reunión es un paso más para conseguir que todos estén de acuerdo. Para colocar a tus equipos en la mejor posición posible, piensa :
- capacidad ;
- confort (asientos, acústica, temperatura) ;
- equipo (vídeo, pantalla gigante, micrófono, atril, etc.);
Ahora que ya tenemos el esqueleto, descubramos los elementos cruciales que suelen faltar en un seminario de empresa.
Garantizar la desconexión real
«Los propietarios de teléfonos inteligentes sufren una interrupción cada 7 a 20 minutos».
La fábrica del tarado digital – Michel Desmurget
Nuestra calidad de atención se ve directamente afectada por la cantidad de distracciones que percibe nuestro cerebro. Del mismo modo, nuestra capacidad de memorización se ve afectada negativamente por un entorno ruidoso y agitado. Cuanto más te asegures de que tu audiencia está protegida del mundo exterior, más te escucharán.
Hay formas sencillas de distanciar a tus equipos de las exigencias constantes de clientes, colegas y su entorno. Para organizar un seminario, es esencial alejarse de los muros de la empresa y aislarse del trabajo.
También debes eliminar tantas distracciones como sea posible, como las notificaciones del teléfono o los correos electrónicos. ¿Cómo puedes hacerlo? Pide a tus empleados que guarden sus ordenadores y tabletas y pongan sus teléfonos en modo avión o en silencio y vibración.
Alterna periodos de concentración y descanso
Un seminario de empresa implica varias horas de presentaciones y debates. Para no perder la atención y el interés de tus equipos, tendrás que ofrecer pausas. Pausas cortas dentro de la propia sala, seguidas de un momento más largo y festivo para compartir en una sala contigua.
Inspírate en el método Pomodoro y en el ritmo biológico humano para orquestar tu reunión: 1 hora y 30 minutos de concentración seguidos de 15 minutos de relajación. Para ahorrar tiempo, alquila una sala flexible o una con una zona de reunión combinada con un rincón de sofás. También puedes facilitarte la vida y organizar un seminario a medida recurriendo a un equipo interno de eventos.
Organizar un seminario: los objetivos para el gran día
Has trabajado diligentemente para preparar este gran evento, has encontrado el lugar perfecto, ahora es el momento de pasar al contenido. He aquí nuestras recomendaciones para transmitir con éxito tus ideas y deseos para la empresa.
Transmitir tu mensaje
Un seminario es un acto anual que brinda la oportunidad de hacer balance de la actividad del periodo anterior. También es una ocasión para compartir los cambios en la empresa y los objetivos para el futuro. Existen técnicas para presentar y transmitir este tipo de información, que es especialmente densa y vital:
- Varía los medios (viñetas, imágenes, vídeo, estadísticas y cifras, antes/después);
- hiérarchiser les informations et sélectionner le support associé en fonction de la courbe d’attention :
- inicio de la curva ascendente = captar la atención con cifras ;
- pic d’attention = message le plus long, complexe et important ;
- fin del periodo de trabajo productivo = facilitar su recuerdo mediante elementos visuales significativos (imágenes, pictogramas).
- desafiar y fomentar la participación;
- incluye y destaca los buenos resultados por su nombre.
Aclarar la visión corporativa
Un seminario comienza con un ejercicio de balance y termina con una reunión de lanzamiento para el nuevo año. Pero ¿de qué sirve objetivar tus recursos, establecer prioridades y plazos si nadie entiende el propósito? Empieza por comunicar claramente tu visión de la empresa. Explica adónde quieres ir y por qué.
Esta presentación de la dirección estratégica de una empresa se comparte demasiado poco, aunque desempeña un papel importante en la creación de un sentimiento de pertenencia y lealtad. Ofrecer una visión global de las actividades y el futuro de la empresa da sentido al trabajo de todos. Esta búsqueda de sentido es un fenómeno muy marcado que impulsa a muchos trabajadores a reciclarse y dejar su trabajo.
Un seminario profesional: ¿qué se juega tu empresa?
Un evento corporativo debe tener un impacto a largo plazo en la inversión y el estado de ánimo de tus empleados. Para conseguirlo, puedes contar con una inteligente mezcla de reuniones de trabajo y actividades de relajación.
«Pasamos el 15% de nuestra vida despiertos trabajando».
Olivier Babeau, economista y fundador del Instituto Sapiens
Motivar a tus equipos
El bienestar físico y mental de tus empleados es un factor a tener en cuenta tanto en el día a día como a la hora de organizar un seminario. Hay varias formas de crear una nueva dinámica dentro de un grupo durante este evento profesional, por ejemplo :
- organizar un acto de convivencia en un entorno agradable (espacioso, bien iluminado);
- felicitar y honrar determinados logros y a sus responsables;
- marquer les esprits régulièrement tout au long de votre intervention avec des notes positives, telles que :
- firmar un nuevo contrato;
- de contrataciones permanentes ;
- le passage à la journée de 4 jours ;
- implantación del teletrabajo ;
- nuevas prestaciones.
- Concluye fijando una nueva fecha para confirmar los cambios y dar visibilidad para el futuro.
Desarrollar la colaboración
En una época en la que el teletrabajo va en aumento, y tus equipos están dispersos por distintos lugares o viajan con regularidad, un seminario de empresa es la ocasión perfecta para reunirse. Este tipo de acto y el entretenimiento que lo acompaña contribuyen a reforzar la cohesión del grupo.
Deja tiempo y espacio para que las fiestas fomenten los intercambios y construyan relaciones de confianza. Las opciones son infinitas, pero siempre girarán en torno a la comida y la bebida, un ingrediente intergeneracional que une a la gente.
Organizar un seminario de empresa es la ocasión de reunir a tus equipos para definir un proyecto compartido y significativo. Gracias a este artículo, comprenderás mejor los factores que hay que tener en cuenta a lo largo del proceso, las palancas de las que hay que tirar y los beneficios que puedes obtener. Conoce mejor tu recurso más importante: las personas, y diseña un evento corporativo a la altura de tus ambiciones.
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Artículo escrito por Elorri Thicoïpé
[i][i] https://www.francetvinfo.fr/economie/emploi/carriere/vie-professionnelle/sante-au-travail/travaille-t-on-vraiment-seulement-15-de-notre-vie-comme-l-affirme-le-fondateur-de-l-institut-sapiens_3775761.html