Recherche d’emploi, vous entendez sûrement de plus en plus parler d’onboarding. La difficulté des entreprises à embaucher les a menées à une prise de conscience : l’importance d’engager et fidéliser leurs employés, dès le recrutement, afin de donner une stabilité aux équipes. Alors, avec l’onboarding, fini le turnover ? On vous explique de quoi il s’agit et comment, au sein même du Connecteur, nous avons pensé et mis en place tout un processus, sans oublier l’outboarding.
Pourquoi soigner l’onboarding des collaborateurs ?
En portant une attention marquée à l’onboarding de vos salariés, c’est tout simplement à vous, entreprises, que vous rendez service. Processus de recrutement et d’intégration qui atteignent mieux leurs objectifs, engagement du salarié plus solide et durable, fidélité plus grande à l’entreprise (donc réduction du turnover), bien-être au travail des collaborateurs, stabilité de l’entreprise. Les arguments en faveur de ce cercle vertueux sont nombreux.
Onboarding : définition
Le terme d’onboarding (embarquement) correspond au processus qu’une entreprise met en place afin d’accueillir et d’intégrer le plus efficacement et intelligemment possible un nouveau membre au sein d’une équipe. Les RH et le management pensent et mettent en place un process lié à la fois à :
- l’accueil (au sens de s’intéresser et prendre en considération la personne),
- l’intégration (par tous les moyens pratiques et sur tous les plans – environnement de travail, collègues, management)
- le suivi du salarié sur ses premiers mois dans l’entreprise.
Pourquoi est-ce important ?
« 89 % des candidats décident de rester dans leur entreprise au cours de leurs 6 premiers mois. » La réponse est claire : l’onboarding est important pour la stabilité de l’entreprise. En effet, le manque de réflexion de l’accueil est criant. Comme si, une fois passée l’étape du recrutement, le « désir » de recruter l’employé s’évanouissait avec le besoin d’embauche satisfait. Menant ainsi à des intégrations au sein des équipes pas assez préparées et donc pas toujours réussies. Par un effet de domino, les conséquences pour l’entreprise peuvent alors s’accumuler, à la fois managériales et financières :
- manque d’engagement du nouveau salarié, donc perte d’efficacité et de productivité pour l’entreprise,
- parfois des départs au cours des premiers mois, donc des dépenses et de l’énergie supplémentaires pour un nouveau recrutement,
- équipes perturbées par un phénomène d’arrivée/départ en peu de temps,
- qualité de travail et de vie en entreprise affectée, turnover, mauvaise image de l’entreprise en interne et externe, etc.
Optimisation et stabilité
Vous l’aurez compris, il est pertinent de se pencher sur cette approche de l’onboarding qui, loin d’être une tendance, répond à une réelle amélioration de l’intégration des collaborateurs. Et l’entreprise ne peut qu’être gagnante ! La principale vertu est la stabilité que toute entreprise recherche pour son développement et sa pérennité. Mais on recense aussi :
- un engagement et une fidélité des collaborateurs sur le long terme,
- une optimisation du processus de recrutement et d’intégration (temps, énergie, budget),
- une meilleure homogénéité du processus d’intégration entre les collaborateurs,
- des vertus en terme d’image de l’entreprise, de sentiment plus fort d’appartenance, de bien-être au travail.
L’onboarding « made by Le Connecteur »
« Tout réside dans l’humain, la chaleur humaine, pour que la personne se sente accueillie, considérée et donc intégrée. » Laure Barucq, responsable expérience client et coworking
Au Connecteur, on a pensé avec attention l’onboarding et l’outboarding à la fois de nos membres de l’espace de coworking et de nos collaborateurs en interne. Il s’agit toujours de faire écho à l’un de nos piliers : faciliter. On vous partage nos bonnes pratiques, et on espère qu’elles pourront vous inspirer !
Onboarding : nos conseils
De notre expérience, on a constaté quelques étapes clés pour un onboarding bien pensé :
- Un bon onboarding est un onboarding préparé en amont de l’arrivée de la personne
- Le premier contact est essentiel : le premier jour permet de « donner le ton » dès l’arrivée du collaborateur, pour une première impression optimale.
- Les aspects pratiques ont leur importance : le sens du détail sur l’accueil du nouveau collaborateur prend tout son sens. Pensez à prévoir tous les détails pratiques qui permettront une arrivée et prise en main rapide et efficace du poste.
- Montrer de l’intérêt et de la disponibilité à la personne, malgré le rush dans le planning.
- Le point post démarrage quelques semaines après : un temps de feedback est essentiel pour faire le point à court terme sur le début en entreprise de la personne ; l’occasion de compléments d’informations ou de réajustements souvent très utiles.
Onboarding des membres et des équipes
On a pensé l’onboarding des membres de notre coworking de manière très proche de celui de notre équipe interne. Car le client comme le collaborateur mérite d’être considéré de la même manière. Qu’il s’agisse d’intégrer une communauté d’entrepreneurs ou l’équipe d’une entreprise, le sens des détails fait toute la différence pour fidéliser les personnes et les transformer en de véritables ambassadeurs de la « marque » Le Connecteur.
- Soigner le premier jour : se sentir attendu, c’est déjà un bon début quand on sait que la première impression est capitale !
- un kit de bienvenu nominatif (badge, goodies, livret d’accueil…) et des attentions personnalisées,
- le poste dédié avec un petit message personnalisé et les accès prêts pour le jour J,
- répondre aux questions pratiques qui jalonnent le quotidien d’un salarié (pause déjeuner, horaires,…),
- être disponible pour prendre le temps d’accueillir la personne ;
- Proximité et écoute de la personne : car il est important qu’elle ne se sente pas seule, mais accompagnée dans le processus d’intégration.
- visite et présentation des lieux et des équipes,
- s’assurer que la personne n’est pas seule pour son premier déjeuner,
- faire connaissance et comprendre les besoins spécifique de la personne pour faciliter son adaptation,
- le bonus ? un parrain ou une marraine qui joue le rôle de référent et accompagne sur la durée.
- Accompagnement et point au bout d’1 mois : au-delà du jour d’arrivée qui est assez dense, il est nécessaire de conserver le lien et de le construire au fil des semaines.
- point hebdomadaire pour anticiper tout sujet bloquant,
- inciter la personne à aller vers les autres et se présenter, en faisant si besoin de la mise en relation,
- accepter que l’onboarding nécessite un certain temps et accompagner la personne jusqu’à ce qu’elle soit parfaitement intégrée.
Le saviez-vous ? Au Connecteur, une équipe est dédiée à « l’expérience client », au service des membres du coworking. Par ailleurs, une application interne et un slack permettent de faire circuler l’information et de fédérer les groupes.
Outboarding (ou offboarding) : pourquoi est-il aussi important ?
Si accueillir un nouveau collaborateur de manière plus optimale semble tomber sous le sens, il n’en est pas toujours de même de l’outboarding, encore plus négligé par les entreprises. Et pourtant ! Il existe plusieurs raisons très concrètes de soigner le départ de vos salariés :
- Retour d’expérience : améliorez l’expérience collaborateur de vos onboardings en prenant le temps d’un échange de fin de contrat, pourquoi pas d’un questionnaire pour comprendre les points positifs et négatifs, en vue d’optimiser les prochains recrutements.
- Faites de vos départs des ambassadeurs : si la fin de contrat se déroule dans une bonne entente, il est intéressant d’échanger avec la personne qui pourra devenir une sorte d’ambassadeur (sur LinkedIn par exemple) de la marque, évoquant en bien son expérience dans l’entreprise. Grâce à cela, vous pouvez même imaginer de créer une sorte de communauté des « anciens », fière d’avoir appartenu à votre entreprise et qui le dit.
- Terminez sur une bonne note : tout comme il est essentiel de soigner la première impression, il est important également de soigner le départ d’un collaborateur et donc sa dernière image de l’entreprise (du fameux pot de départ au message personnalisé pour remercier du travail accompli). L’occasion d’exprimer sa reconnaissance, un retour essentiel pour aider chacun à clore ce chapitre.
« Au sein du Connecteur, on procède toujours de la même manière : un point pour les aspects pratiques (restitution du matériel, badge, facturation) et un temps d’échange sur le retour d’expérience du collaborateur et comprendre les raisons de son départ afin d’en tirer d’éventuelles leçons et toujours, s’améliorer. C’est toujours très enrichissant. Et cela permet de remercier et dire au revoir comme il se doit au collaborateur. » Laure Barucq
Et vous, avez-vous pensé à d’autres idées originales d’onboarding ? Soyez créatifs pour votre entreprise et partagez sur nos réseaux sociaux vos meilleurs astuces !